1Quién trata tus datos y a quién se aplica esta política

El responsable del tratamiento es Chatbot LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida en el estado de Delaware, Estados Unidos, con domicilio en 2810 N Church St #238534, Wilmington, DE 19802 («SmartChat»).

Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, compartimos y protegemos la información personal en relación con:

• El sitio web smartchat.io.
• El panel de cliente en app.smartchat.io y la aplicación móvil Bot Inbox.
• La API y las integraciones de la Plataforma.
• Nuestras comunicaciones comerciales y de soporte.

Forma parte de los Términos de Servicio y se complementa con la Política de Cookies.

2Los dos papeles que jugamos: responsable y encargado

Esta distinción es la clave para entender el resto del documento.

Si has hablado con un chatbot y quieres ejercer tus derechos sobre esa conversación, debes dirigirte a la empresa con la que conversaste. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud a esa empresa y te lo confirmaremos, pero no podemos decidir sobre datos que no controlamos.

3Qué datos recopilamos

Datos que nos facilitas

• De cuenta: nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono, nombre de la empresa, cargo, país e idioma.
• De facturación: razón social, dirección fiscal, identificador tributario e historial de suscripciones y facturas. No almacenamos números completos de tarjeta; el procesador de pagos nos devuelve únicamente los cuatro últimos dígitos, la marca y la fecha de caducidad.
• De soporte: el contenido de tus consultas, adjuntos y el historial de la conversación con nuestro equipo.
• De configuración del bot: catálogos, documentos, URLs, preguntas frecuentes y cualquier material con el que entrenas a tus bots.

Datos que se generan al usar el Servicio

• Técnicos: dirección IP, tipo y versión de navegador, sistema operativo, identificador de dispositivo, zona horaria y páginas visitadas.
• De uso: registros de acceso, acciones realizadas en el panel, volumen de mensajes, canales conectados y consumo respecto a los límites del plan.
• Cookies y almacenamiento local: detallados en la Política de Cookies.

Datos de Usuarios Finales (tratados por cuenta del cliente)

• Identificadores del canal: número de teléfono, nombre de usuario o identificador de perfil en WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram o TikTok.
• El contenido de los mensajes intercambiados con el bot o con los agentes, incluidos archivos e imágenes adjuntas.
• Metadatos de la conversación: fecha, hora, canal, estado, etiquetas y agente asignado.
• Cualquier otro dato que el Usuario Final facilite voluntariamente durante la conversación.

4Para qué usamos los datos y con qué base legal

Cuando la base sea el interés legítimo, hemos valorado que nuestro interés no prevalece sobre tus derechos y libertades. Puedes solicitarnos el detalle de esa ponderación y oponerte al tratamiento.

Cuando la base sea el consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.

5Inteligencia artificial y contenido de las conversaciones

Las funciones de IA de la Plataforma no funcionan con modelos nuestros: cada cliente conecta su propia cuenta con el proveedor que elija —OpenAI (ChatGPT), Anthropic (Claude), xAI, DeepSeek u otro compatible— y nos facilita sus credenciales.

De ahí se derivan estas consecuencias, que el cliente debe conocer y trasladar a su propia política de privacidad:

• Las condiciones de tratamiento las fija el contrato entre el cliente y su proveedor de IA: cuánto tiempo retiene los datos, si los usa o no para entrenar sus modelos y en qué país los procesa. SmartChat no puede controlarlo ni garantizarlo.
• Es responsabilidad del cliente revisar esas condiciones, elegir un plan adecuado al tipo de datos que va a tratar y firmar con su proveedor el acuerdo de tratamiento que necesite.
• El cliente debe reflejar a ese proveedor en su propio registro de actividades y en su lista de subencargados, e informar a sus Usuarios Finales según corresponda.
• Guardamos las credenciales del proveedor cifradas y las usamos solo para ejecutar los bots de ese cliente.

Por nuestra parte: SmartChat no entrena modelos de inteligencia artificial con el contenido de sus clientes ni de los Usuarios Finales, ni propios ni de terceros. Tampoco empleamos modelos de IA en nuestros procesos internos: ninguna conversación se envía a un modelo por iniciativa nuestra, únicamente a través de la cuenta que el cliente haya configurado. Solo utilizamos estadísticas agregadas y anonimizadas —que ya no permiten identificar a nadie— para medir la calidad del Servicio y mejorarlo.

Como cliente, eres además responsable de informar a tus Usuarios Finales de que interactúan con un sistema automatizado cuando la ley lo exija, y de no introducir en el bot datos personales que no necesites.

6Con quién compartimos la información

No vendemos datos personales ni los cedemos a terceros para su comercialización. Compartimos información únicamente con proveedores que nos ayudan a prestar el Servicio, y solo en la medida necesaria:

El proveedor de inteligencia artificial no aparece en esta tabla a propósito: como cada cliente conecta su propia cuenta, ese proveedor es subencargado del cliente y no nuestro. Se explica en la sección de inteligencia artificial.

Con cada uno de ellos mantenemos un acuerdo de encargo de tratamiento (DPA) firmado que les obliga a tratar los datos solo conforme a nuestras instrucciones y a aplicar medidas de seguridad adecuadas. Puedes solicitar la lista actualizada de subencargados en info@smartchat.io.

También podemos revelar información cuando lo exija una autoridad competente o una obligación legal, para defender nuestros derechos ante reclamaciones, o en el marco de una fusión, adquisición o venta de activos, en cuyo caso te informaríamos previamente.

7Transferencias internacionales

SmartChat opera desde Estados Unidos y algunos de nuestros proveedores están fuera del Espacio Económico Europeo. Esto implica que tus datos pueden transferirse a países cuya legislación de protección de datos difiere de la de tu país de residencia.

Cuando la transferencia afecte a datos sujetos al RGPD, la amparamos en alguno de estos mecanismos:

• Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea, junto con las medidas complementarias que resulten necesarias.
• Una decisión de adecuación, cuando exista para el país de destino.
• La adhesión del proveedor al EU–U.S. Data Privacy Framework, cuando esté certificado.

Puedes solicitarnos copia de las garantías aplicadas escribiendo a info@smartchat.io.

8Cuánto tiempo conservamos los datos

Las copias de seguridad se sobrescriben en sus ciclos habituales, por lo que un dato eliminado puede persistir en ellas durante un período adicional limitado antes de desaparecer definitivamente.

9Tus derechos

Con independencia de dónde residas, te reconocemos los siguientes derechos sobre los datos de los que somos responsables:

• Acceso: saber si tratamos datos tuyos y obtener una copia.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: pedir que los eliminemos cuando ya no sean necesarios o retires tu consentimiento.
• Limitación: pedir que suspendamos el tratamiento mientras se resuelve una discrepancia.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común, o que los transmitamos a otro proveedor cuando sea técnicamente posible.
• Oposición: oponerte a tratamientos basados en interés legítimo y, en todo caso, a la mercadotecnia directa.
• Retirada del consentimiento: en cualquier momento, sin efectos retroactivos.
• No ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos o significativos sin intervención humana.

10Derechos adicionales según tu jurisdicción

Residentes en California (CCPA / CPRA)

Tienes derecho a conocer las categorías de información personal recopiladas, su origen, la finalidad y con quién se comparten; a solicitar su supresión o corrección; a limitar el uso de información sensible; y a no sufrir trato discriminatorio por ejercer estos derechos.

No vendemos ni compartimos información personal en el sentido que la CPRA da a esos términos, ni realizamos publicidad conductual entre sitios.

Residentes en el Espacio Económico Europeo o Reino Unido

Además de los derechos anteriores, puedes presentar una reclamación ante la autoridad de control de tu país de residencia si consideras que hemos tratado tus datos indebidamente. Te agradeceríamos la oportunidad de resolverlo contigo primero.

Otras jurisdicciones

Aplicamos estos mismos estándares a todos los usuarios, con independencia de su ubicación, salvo que la ley local reconozca derechos más amplios, en cuyo caso prevalecerán.

11Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a info@smartchat.io indicando qué derecho quieres ejercer. Para proteger tu información podemos pedirte que acredites tu identidad.

Responderemos en el plazo de un (1) mes desde la recepción de tu solicitud. Si la petición es especialmente compleja o recibimos muchas a la vez, podremos ampliarlo dos (2) meses más, informándote del motivo dentro del primer mes.

El ejercicio de estos derechos es gratuito, salvo solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas, especialmente por repetitivas.

Si tu solicitud se refiere a una conversación mantenida con un chatbot de una empresa cliente, remite tu petición directamente a esa empresa: es ella quien decide sobre esos datos.

12Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionadas al riesgo, entre ellas:

• Cifrado en tránsito mediante TLS en todas las conexiones, con redirección forzada de HTTP a HTTPS.
• Contraseñas almacenadas con funciones hash robustas y con sal; nunca en texto plano.
• Control de acceso por roles y aplicación del principio de mínimo privilegio.
• Aislamiento entre clientes en la arquitectura multiinquilino.
• Copias de seguridad periódicas y verificación de su restauración.
• Registros de auditoría de accesos y acciones sensibles.
• Validación de entradas, limitación de peticiones y protección frente a ataques de fuerza bruta.
• Gestión de dependencias y aplicación de parches de seguridad.
• Verificación en dos pasos disponible para las cuentas.
• Minimización: recopilamos solo lo necesario para prestar el Servicio.

Ninguna medida ofrece seguridad absoluta. Tú también contribuyes: usa contraseñas robustas y únicas, activa la verificación en dos pasos y revisa periódicamente quién tiene acceso a tu cuenta.

13Notificación de brechas de seguridad

Contamos con un plan de respuesta a incidentes que contempla contención, evaluación del alcance, notificación, documentación y corrección.

Si se produce una violación de seguridad que afecte a datos personales:

• Notificaremos a la autoridad de control competente en un plazo máximo de 72 horas desde que tengamos constancia, cuando sea probable que entrañe un riesgo para los derechos y libertades de las personas.
• Informaremos sin dilación indebida a los clientes afectados, con la información disponible sobre la naturaleza del incidente, los datos implicados, las consecuencias probables y las medidas adoptadas.
• Cuando actuemos como encargados, avisaremos al cliente responsable sin dilación indebida para que pueda cumplir sus propias obligaciones de notificación.

14Menores de edad

El Servicio está dirigido exclusivamente a profesionales y empresas. No recopilamos conscientemente datos de menores de 18 años como titulares de cuenta ni de menores de 16 años a través de los formularios del sitio.

Si detectamos que hemos recogido datos de un menor sin la autorización correspondiente, los eliminaremos con prontitud. Si crees que ha ocurrido, escríbenos a info@smartchat.io.

Si tu negocio conversa con menores a través de la Plataforma, como responsable te corresponde contar con la base legal y las autorizaciones parentales que exija tu normativa.

15Cookies y tecnologías similares

Utilizamos cookies y almacenamiento local del navegador para que el sitio funcione, recordar tus preferencias —como el idioma— y, si lo consientes, medir el uso.

El detalle completo, incluida la tabla de cookies concretas y las instrucciones para gestionarlas, está en nuestra Política de Cookies.

16Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en el Servicio, en nuestros proveedores o en la normativa aplicable.

Cuando el cambio sea sustancial, te lo notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso destacado en el sitio y en el panel con al menos treinta (30) días de antelación. En los demás casos bastará con actualizar la fecha del encabezado.

Te recomendamos revisar esta página periódicamente.

17Contacto

Para cualquier cuestión relativa a privacidad o para ejercer tus derechos:

Si resides en el EEE o el Reino Unido y no quedas satisfecho con nuestra respuesta, puedes reclamar ante la autoridad de control de tu país.